Làm thế nào để nhập khẩu một tập tin định dạng bất kỳ vào một tập tin đính kèm Outlook?

29 tháng 7, 2011 Atie Uhan

Tìm hiểu làm thế nào Outlook Import Wizard có thể giúp bạn chuyển đổi một tập hợp các tập tin trên máy tính của bạn vào Outlook file đính kèm, do đó trở thành một thuận tiện Outlook sao lưu công cụ và cho phép bạn giữ các tập tin của bạn thường xuyên được sử dụng trong một thư mục mail của sự lựa chọn của bạn. Với Outlook Import Wizard bạn có thể dễ dàng chuyển các tập tin lưu từ Excel để Outlook hoặc từ Word để Outlook, ngay cả PDF sang Outlook hoặc bất kỳ tập tin khác.

File đính kèm tập tin luôn luôn có được một phần của thông điệp email tương ứng. Bạn chỉ có thể nói nếu có một tập tin đính kèm trong tin nhắn bằng cách tìm kiếm một biểu tượng kẹp giấy nhỏ bên cạnh tên của nó, thực hiện việc tìm kiếm một tập tin đính kèm cụ thể tốn nhiều thời gian và khó hiểu. Tuy nhiên, có nhiều tình huống một khả năng để nhanh chóng xác định vị trí, mở hoặc chuyển tiếp một tập tin đính kèm cụ thể sẽ đến trong rất tiện dụng. Ví dụ, nếu bạn có rất nhiều các mẫu tài liệu tiêu chuẩn hoặc các danh sách giá mà bạn gửi tới nhiều người một cách thường xuyên, bạn có thể muốn tất cả được thể chất nằm trong các thư mục Outlook của bạn dễ dàng truy cập và truyền thông. Bạn cũng có thể muốn tài liệu của bạn thường xuyên sử dụng được lưu trữ trong một tập tin PST và có thể được bảo vệ bằng mật khẩu cùng với bạn địa chỉ liên lạc và thư từ. Tất cả điều này có thể được thực hiện một mức độ nhất định bằng cách sử dụng ra-of-the-box chức năng Outlook, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thật sự thanh lịch của vấn đề này, bạn cần Outlook Import Wizard.

Chọn tùy chọn cho phép các tập tin nhập khẩu bất kỳ loại nào để Outlook.

Outlook Import Wizard sẽ giúp bạn biến bất kỳ tập tin (Excel, Từ, PDF.) trên máy tính của bạn thành một Outlook tập tin đính kèm

Outlook Import Wizard cho phép bạn chọn bất kỳ file (Từ, Excel, PDF hoặc bất kỳ khác) trên ổ cứng của bạn và dễ dàng chuyển đổi nó thành một duy nhất tập tin đính kèm trong Outlook. Các tập tin sẽ không là một phần của thông điệp bất kỳ, nhưng sẽ được hiển thị trong danh sách các tin nhắn như là một mục độc lập. Rõ ràng, bạn có thể chuyển đổi toàn bộ thư mục của Excel, Word hoặc các tập tin khác của ổ cứng của bạn và nhận được bản sao của họ trong các hình thức Outlook file đính kèm cư trú trong các thư mục cụ thể của Microsoft Outlook của bạn. Điều này rất thuận tiện cho tổ chức lưu trữ tài liệu mật được bảo vệ và an toàn trong một tập tin PST, tạo ra một sao lưu Outlook của tài liệu hoặc chỉ đơn giản để tạo ra một kho lưu trữ dễ dàng để truy cập các tài liệu được sử dụng thường xuyên ngay trong Outlook của bạn, do đó đảm bảo rằng bạn vẫn sẽ có quyền truy cập cho họ không có vấn đề nơi bạn đi với máy tính xách tay của bạn.

Sử dụng các thư mục Outlook của bạn để lưu trữ thường xuyên sử dụng Outlook file đính kèm

Như hầu hết các hoạt động khác trong Outlook Import Wizard, nhiệm vụ của các tập tin chuyển đổi (Word để Outlook, Excel để Outlook, PDF sang Outlook) trong Outlook file đính kèm is a snap –; bạn có thể nhập khẩu tập tin đính kèm dữ liệu bằng cách sử dụng một vài cú nhấp chuột. Quá trình này là rất đơn giản và bao gồm các bước sau đây:

  1. Bắt đầu Outlook Import Wizard bằng cách nhấn vào tên của nó trong trình đơn Programs hoặc bằng cách nhấp chuột vào một shortcut trên desktop của bạn.
  2. Chỉ định thư mục chứa các tập tin bạn muốn tạo ra một Outlook sao lưutừ. Để làm được điều đó, either type the path to the folder manually or use the standard Windows dialog that can be opened by clicking a button to the right of the “;Source Folder”; lĩnh vực.
  3. Check the “;Find files of any type”; tùy chọn để làm cho chương trình bao gồm các tập tin của bất cứ loại nào trong việc lựa chọn nhập khẩu.
  4. Chờ cho chương trình để quét các thư mục được chọn và hiển thị một danh sách các tập tin quản lý để tìm. You can click “;Abort”; at any moment to stop the search process or uncheck the files you don’;t need to import once the search is over. Sau khi thực hiện, click “;Next”; tiến hành các bước tiếp theo.
  5. Trên màn hình lựa chọn nhập khẩu, để lại tất cả mọi thứ không thay đổi. Gần như tất cả các tùy chọn này được dành cho các tin nhắn email và sẽ không ảnh hưởng đến Outlook tập tin đính kèm nhập khẩu quá trình. Bạn có thể, tuy nhiên, sử dụng kích thước- và ngày dựa trên bộ lọc để thu hẹp lựa chọn của bạn.
  6. Bước tiếp theo của Outlook sao lưu Wizard cho phép bạn chọn vị trí đích cho nhập khẩu Outlook file đính kèm. Bạn có thể nhập khẩu tập tin đính kèm dữ liệu trong một trong ba cách:
    1) thêm dữ liệu vào một tập tin PST hiện tại,
    2) thêm dữ liệu để lưu trữ Outlook mặc định,
    3) thêm dữ liệu vào một tập tin PST mới.
    Sau khi thực hiện, click the “;Finish”; nút. Một vài giây sau, Outlook Import Wizard sẽ hiển thị một cửa sổ với một danh sách các thư mục Outlook của bạn (if you selected the “;Use default Outlook storage”; tùy chọn trước đó). Make your selection and click “;OK”; để bắt đầu quá trình nhập khẩu thực tế. Điều này đã kết thúc Outlook tập tin đính kèm chuyển đổi thủ tục.
  7. Chương trình sẽ nhập khẩu tập tin đính kèm dữ liệu và hiển thị một bản ghi của các hoạt động chuyển đổi được thực hiện trong phiên nhập khẩu hiện hành.

Những hình ảnh minh họa làm thế nào nhập khẩu các tập tin sẽ được hiển thị bên trong MS Outlook.

Một khi các thủ tục chuyển đổi hơn, bạn có thể bắt đầu Outlook của bạn để xem các tập tin bạn đã nhập khẩu trong các thư mục tương ứng. Bây giờ họ có thể được quản lý giống như cách bạn quản lý các mặt hàng khác trong Outlook.

Đóng cửa.
WP Socializer Aakash Web